Tiga dokumen ketenagakerjaan yang perusahaan Anda mungkin belum punya

Perusahaan yang tertib membayar upah, membayar iuran, dan memberi hak karyawannya bisa tetap kedapatan melanggar — bukan karena isinya, tetapi karena dokumennya tidak pernah dibuat, atau dibuat lalu kedaluwarsa tanpa ada yang tahu.

Tiga dokumen ini yang paling sering kosong. Ketiganya saling mengunci, dan tenggatnya berasal dari tiga sumber yang berbeda.

1. Peraturan Perusahaan — dan masa dua tahunnya

Peraturan Perusahaan wajib bagi perusahaan yang mempekerjakan sepuluh pekerja atau lebih.

Tetapi bukan kewajiban membuatnya yang paling sering dilanggar. Yang paling sering dilanggar adalah kewajiban memperbaharuinya.

Peraturan Perusahaan hanya berlaku paling lama dua tahun. Permohonan pembaharuannya harus masuk 30 hari kerja sebelum masa berlakunya habis. Karena penyusunan naskahnya sendiri butuh waktu, dan karena wakil pekerja punya jendela untuk memberikan saran, penyusunannya perlu dimulai sekitar empat bulan sebelum tanggal berakhirnya.

Sudah ada perusahaan yang dipidana semata-mata karena tidak memperbaharui — bukan karena tidak punya.

Tidak ada yang akan mengingatkan Anda

Kantor yang mengesahkan Peraturan Perusahaan dan kantor yang memeriksa kepatuhannya adalah dua kantor yang berbeda.

Yang datang bukan pemberitahuan bahwa dokumen Anda sudah kedaluwarsa. Yang datang pengawas ketenagakerjaan.

Dan pengawas bisa memeriksanya dari dokumen yang perusahaan Anda serahkan sendiri: laporan ketenagakerjaan tahunan Anda memuat kolom Peraturan Perusahaan beserta masa berlakunya. Artinya laporan Anda sendiri bisa menjadi penunjuk bahwa dokumen Anda sudah lewat masa.

Sanksinya pidana, bukan administratif

Ini pembeda pentingnya dari kewajiban pelaporan lain. Tidak ada tahap teguran resmi lebih dulu, dan yang duduk sebagai terdakwa adalah pengusaha atau pengurusnya secara pribadi, bukan perusahaannya.

Bila pemeriksaan sudah berjalan, biasanya ada dua nota pemeriksaan tertulis sebelum perkara sampai ke pengadilan. Nota pertama masih merupakan jendela untuk membereskan. Nota kedua sudah berada di ujungnya. Kalau nota pertama sampai di meja Anda, itu waktunya bergerak — bukan waktunya menunggu nota berikutnya.

Empat hal yang salah dipahami tentang isinya

• Klausul yang lebih rendah dari undang-undang tidak akan mengikat, sekalipun Peraturan Perusahaan Anda sudah disahkan. Surat keputusan pengesahan bukan tameng: bila terjadi perselisihan, yang berlaku ketentuan undang-undangnya.
• Sebaliknya, ketentuan yang Anda tulis lebih baik dari undang-undang menjadi hak pekerja yang dapat dituntut. Setiap kelonggaran yang masuk ke naskah sebaiknya keputusan yang disadari, bukan kalimat yang terbawa dari contoh dokumen.
• Mengubah kebijakan di tengah masa berlaku tidak cukup lewat memo internal. Perubahannya memerlukan kesepakatan dengan wakil pekerja dan pengesahan ulang; tanpa itu, perubahannya dianggap tidak pernah ada.
• Kalau perusahaan Anda sudah memiliki Perjanjian Kerja Bersama, Anda tidak wajib membuat Peraturan Perusahaan. Periksa ini lebih dulu, supaya Anda tidak membayar untuk kewajiban yang tidak berlaku bagi Anda.

Dan bila perusahaan Anda tergabung dalam satu grup: setiap badan hukum wajib memiliki Peraturan Perusahaan sendiri. Satu dokumen untuk seluruh grup tidak memenuhi kewajiban.

2. Struktur dan skala upah — tanpa ambang jumlah karyawan

Ini dokumen yang paling sering dianggap “urusan perusahaan besar”. Ia bukan.

Kewajiban menyusun struktur dan skala upah tidak mengenal ambang jumlah pekerja. Berbeda dengan Peraturan Perusahaan yang baru wajib pada sepuluh pekerja, di sini tidak ada angka minimum. Usaha mikro dan kecil memang dikecualikan dari upah minimum — tetapi pengecualian itu tidak menyentuh kewajiban ini.

Jangan menganggap perusahaan Anda bebas hanya karena karyawannya sedikit.

Risikonya datang dari karyawan, bukan dari dinas

Ini yang membuatnya berbeda dari kewajiban administratif biasa.

Sudah ada putusan tingkat kasasi yang berkekuatan hukum tetap yang menghukum sebuah perusahaan untuk membuat struktur dan skala upah sekaligus memberitahukannya kepada seluruh pekerjanya.

Artinya pekerja tidak perlu menunggu kunjungan pengawas untuk menuntut hak ini.

Kabar baiknya perlu disampaikan bersamaan, supaya gambarannya jujur: pada perkara yang sama, hukuman membayar sejumlah uang dan uang paksa harian yang sempat dijatuhkan di tingkat pertama justru dicabut di tingkat kasasi. Yang tersisa adalah perintah membuat dokumennya dan memberitahukannya. Pengadilan menegakkan kewajibannya, bukan menetapkan angka upah Anda.

Menyimpannya tanpa memberitahukan tetap dihitung melanggar

Pemberitahuannya harus dilakukan kepada setiap pekerja secara perorangan, sekurang-kurangnya mengenai golongan jabatannya sendiri.

Menempel pengumuman di papan tidak memenuhi kewajiban ini — berbeda dengan Peraturan Perusahaan, yang memang boleh ditempel. Banyak perusahaan sudah punya dokumennya, tersimpan rapi, dan tetap melanggar karena tidak ada bukti bahwa setiap orang diberi tahu.

Tidak ada yang mengesahkannya, jadi arsip Anda satu-satunya bukti

Dokumen ini tidak didaftarkan dan tidak disahkan siapa pun, jadi Anda tidak akan menerima surat keputusan dari dinas. Ketika dilampirkan pada permohonan pengesahan Peraturan Perusahaan, dokumennya hanya diperlihatkan lalu dikembalikan pada saat itu juga; yang disimpan justru surat pernyataan Anda.

Karena itu arsip internal Anda — surat keputusan penetapan dan bukti terima dari setiap pekerja — adalah satu-satunya bukti kepatuhan yang Anda pegang. Kalau arsip itu hilang, tidak ada instansi yang bisa menerbitkan salinannya.

Jendela lima sampai enam minggu setiap akhir tahun

Setiap kenaikan upah minimum menaikkan lantai struktur Anda.

Angka barunya diumumkan menjelang akhir November — paling lambat 21 November untuk provinsi dan 25 November untuk kabupaten atau kota — dan berlaku 1 Januari. Jendela untuk memeriksa dan menyesuaikan struktur Anda hanya sekitar lima sampai enam minggu.

Golongan terbawah adalah yang paling mudah tertinggal di bawah lantai tanpa disadari, dan itu pelanggaran tersendiri — terpisah dari kewajiban menyusun dokumennya.

Tiga hal yang perlu diputuskan dengan sadar

• Angka yang Anda tulis mengikat ke atas, dan tidak bisa diperbaiki dengan menurunkan upah yang sudah berjalan. Petakan lebih dulu siapa yang upahnya berada di luar rentang golongannya, sebelum surat keputusan ditandatangani.
• Berhati-hatilah menuliskan rumus kenaikan upah tahunan ke dalam dokumen ini. Rumus semacam itu pernah menjadi pokok sengketa serikat pekerja, dan pengadilan bersedia menuliskan rumusnya sendiri sampai ke persentase penilaian kinerja dan masa kerja. Memisahkannya sebagai kebijakan tahunan tersendiri adalah pilihan yang sah — asal dipilih dengan sadar.
• Dokumen lama Anda kemungkinan besar sudah kurang lengkap. Sejak sebuah putusan pengujian undang-undang pada akhir 2024 dan peraturan pelaksananya pada akhir 2025, faktor yang wajib diperhatikan bertambah: bukan hanya kemampuan perusahaan dan produktivitas, tetapi juga golongan, jabatan, masa kerja, pendidikan, dan kompetensi.

Dan seperti Peraturan Perusahaan: bila Anda bagian dari grup, setiap badan hukum menetapkan struktur dan skala upahnya sendiri, karena kemampuan perusahaan dinilai per badan hukum.

Satu hal yang berguna diketahui soal biayanya

Besar kecilnya pekerjaan ini ditentukan oleh jumlah jabatan, bukan jumlah karyawan.

Perusahaan dengan dua ratus orang pada delapan jabatan justru lebih ringan daripada perusahaan dengan dua puluh lima orang pada sembilan belas jabatan. Kalau Anda meminta penawaran dari siapa pun untuk pekerjaan ini, jumlah jabatan dan metode yang dipakai sebaiknya tertulis di penawarannya.

3. Laporan ketenagakerjaan tahunan — jendela Desember

Laporan tahunan tentang ketenagakerjaan perusahaan Anda disampaikan pada jendela Desember.

Sering dianggap formalitas, sampai dibutuhkan sebagai syarat mengurus hal lain dan ternyata belum pernah dilaporkan.

Empat hal yang perlu Anda ketahui:

• Sanksinya pidana dan mengenai pengurus secara pribadi — berbeda dari laporan penanaman modal yang bersanksi administratif. Nilai dendanya kecil dan tidak pernah disesuaikan sejak 1981, tetapi paparan pribadi pengurusnya nyata.
• Laporan peristiwa harus mendahului perbuatannya. Ada kewajiban pemberitahuan 30 hari sebelum memindahkan, menghentikan, atau membubarkan perusahaan. Begitu perbuatan itu terjadi, kewajibannya tidak lagi bisa dipenuhi — tidak ada cara memperbaikinya belakangan.
• Setiap cabang yang berdiri sendiri adalah pelapor tersendiri. Perusahaan multi-lokasi yang hanya melapor dari kantor pusat menyisakan kewajiban yang belum terpenuhi di tempat lain.
• Perusahaan baru sering mengira belum pernah melapor padahal sudah. Laporan pertama biasanya sudah terpenuhi lewat sistem perizinan berusaha, dan nomor induk berusaha Anda sekaligus menjadi nomor pelaporannya. Periksa sebelum membayar siapa pun untuk mengulanginya.

Pola yang sebenarnya

Perhatikan bagaimana ketiganya terkait:

Struktur dan skala upah wajib dilampirkan pada permohonan pengesahan Peraturan Perusahaan. Kalau perusahaan Anda belum memilikinya, Peraturan Perusahaan tidak dapat disahkan lebih dulu. Sebagian dinas juga meminta bukti lapor ketenagakerjaan tahunan Anda.

Jadi ketiga dokumen ini bukan tiga urusan terpisah yang bisa dikerjakan sesuai selera. Yang satu menjadi syarat yang lain, dan yang ketiga menjadi tempat di mana dua yang pertama diperiksa.

Kalau salah satunya kosong, biasanya bukan hanya satu yang bermasalah.

Yang bisa Anda kerjakan sendiri, minggu ini

1. Hitung jumlah pekerja Anda hari ini. Sepuluh adalah ambang Peraturan Perusahaan. Struktur dan skala upah tidak punya ambang sama sekali.
2. Cari surat keputusan pengesahan Peraturan Perusahaan Anda. Catat tanggal berakhirnya. Kalau tidak bisa ditemukan, itu jawaban tersendiri.
3. Dari tanggal berakhir itu, hitung mundur 30 hari kerja — itu tenggat permohonan pembaharuan. Lalu tandai empat bulan sebelumnya sebagai tanggal mulai menyusun.
4. Periksa apakah struktur dan skala upah Anda pernah diberitahukan per orang, dan apakah bukti terimanya tersimpan. Kalau hanya ditempel di papan atau disimpan di berkas personalia, kewajibannya belum terpenuhi.
5. Bandingkan golongan terbawah Anda dengan upah minimum yang berlaku 1 Januari. Lakukan ini pada awal Desember setiap tahun, bukan pada Februari.
6. Buka bukti lapor ketenagakerjaan terakhir Anda dan periksa dua hal: apakah kolom Peraturan Perusahaan terisi dengan masa berlaku yang masih hidup, dan apakah setiap cabang yang berdiri sendiri sudah punya laporannya sendiri.
7. Tunjuk satu nama yang memegang ketiga tanggal ini. Kewajiban tanpa nama di belakangnya adalah kewajiban yang terlewat.

Tujuh langkah itu tidak memerlukan bantuan siapa pun, dan hasilnya memberi Anda satu hal yang sekarang mungkin belum Anda punya: tanggal yang tepat, bukan perasaan bahwa “sepertinya sudah beres”.

Kalau kontrak kerja karyawan Anda juga belum pernah diperiksa, lihat enam cara karyawan kontrak Anda berubah menjadi karyawan tetap.

Ditulis 2026-07-30. Aturan bisa berubah — kalau Anda membaca ini jauh setelah tanggal tersebut, konfirmasikan dulu sebelum mengambil keputusan.