Penyusunan & Pengesahan Peraturan Perusahaan (PP)

Untuk siapa layanan ini

Untuk pengusaha yang mempekerjakan sekurang-kurangnya 10 orang pekerja/buruh. Ambangnya orang, bukan omzet dan bukan bentuk badan usaha — PT, PT PMA, CV, firma, yayasan, sampai perseorangan yang mempekerjakan orang dengan membayar upah, semuanya masuk. Ada satu pengecualian yang tegas: perusahaan yang sudah memiliki Perjanjian Kerja Bersama (PKB) tidak wajib membuat Peraturan Perusahaan. Sebaliknya, selama Peraturan Perusahaan berlaku, jika serikat pekerja meminta berunding membuat PKB, pengusaha wajib melayani. Lapis kedua yang paling sering terlewat: Peraturan Perusahaan berlaku paling lama 2 tahun dan wajib diperbaharui. Perusahaan yang sudah punya PP tetap membutuhkan layanan ini setiap dua tahun, dan permohonan pembaharuannya harus masuk 30 hari kerja sebelum masa berlakunya habis. Catatan untuk Anda PMA: kewajiban ini melekat pada perusahaan yang mempekerjakan pekerja di Indonesia, terlepas dari status permodalannya. Formulir permohonan resminya bahkan menyediakan kolom PMA/PMDN/Joint Venture.

Biaya

Harga ditetapkan setelah pemetaan lingkup — layanan ini baru masuk katalog dan kami tawarkan per penugasan. Mintalah penawaran; Anda menerimanya tertulis sebelum pekerjaan dimulai. Layanan ini bertingkat dan harus dipisah sebelum dipasangi harga: (1) PP baru dari nol; (2) pembaharuan dua tahunan atas PP yang sudah ada; (3) perubahan PP di tengah masa berlaku (butuh kesepakatan wakil pekerja dan pengesahan ulang); (4) PP turunan untuk cabang/unit kerja/perwakilan; (5) perusahaan grup, yang wajib membuat PP masing-masing sehingga jumlah pekerjaannya berlipat sebanyak jumlah badan hukumnya. Belum termasuk PPN. Biaya negara (PNBP atau retribusi) diteruskan apa adanya, tanpa markup — kami tidak mengambil untung dari setoran negara. Lingkup di bawah yang menentukan angka akhirnya, dan Anda menerima penawaran tertulis sebelum pekerjaan dimulai — bukan tagihan yang membengkak di tengah jalan.

Lingkup

Tahapan

1. 1

   Uji kewajiban dan penentuan meja yang berwenang. Menghitung jumlah pekerja/buruh terhadap ambang 10 orang; memeriksa apakah Anda justru dikecualikan karena sudah memiliki Perjanjian Kerja Bersama; memetakan seluruh lokasi operasional untuk menentukan apakah pengesahannya di dinas kabupaten/kota, dinas provinsi, atau Direktorat Jenderal; dan bila Anda sudah pernah punya Peraturan Perusahaan, membaca SK lama beserta tanggal berakhirnya untuk mengetahui apakah ini pembaharuan yang sudah lewat tenggat.

   Komplia

   Dokumen yang disiapkan (7)

   • Daftar pekerja/buruh posisi terkini, dipilah PKWT dan PKWTT, beserta jumlah tenaga kerja asing bila ada.
   • Perjanjian Kerja Bersama yang berlaku, bila ada — dokumen ini yang menentukan Anda wajib atau justru dikecualikan.
   • Peraturan Perusahaan lama beserta SK pengesahannya dan tanggal berakhir masa berlakunya.
   • Daftar seluruh lokasi operasional: kantor pusat, cabang, unit kerja, dan kantor perwakilan, beserta kabupaten/kota dan provinsinya.
   • Akta pendirian dan perubahan terakhir serta NIB, untuk memastikan identitas pengusaha dan kewenangan penandatangan.
   • Struktur organisasi perusahaan untuk memetakan unit kerja, karena wakil pekerja harus dipilih mewakili setiap unit kerja.
   • Daftar badan hukum lain dalam satu grup, bila ada — masing-masing wajib membuat Peraturan Perusahaan sendiri.
2. 2

   Anda menyerahkan bahan substantif: kebijakan ketenagakerjaan yang selama ini berjalan, dokumen pengupahan, dan dokumen kepatuhan yang lazim diminta sebagai lampiran oleh dinas setempat.

   Anda

   Dokumen yang disiapkan (6)

   • Kebijakan internal yang berlaku: jam kerja, lembur, cuti, izin, disiplin dan sanksi, fasilitas, serta tata tertib yang selama ini dijalankan.
   • Struktur dan Skala Upah yang berlaku beserta penetapannya — beberapa dinas mensyaratkannya sebagai lampiran permohonan.
   • Bukti lapor WLKP terakhir — beberapa dinas mensyaratkannya sebagai lampiran permohonan.
   • Nomor dan bukti kepesertaan BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan beserta bukti pembayaran terakhir, karena formulir permohonan resmi memintanya.
   • Data upah pekerja bulanan dan harian, nilai minimum dan maksimum, karena formulir permohonan resmi memintanya.
   • Keterangan ada tidaknya serikat pekerja/serikat buruh di perusahaan beserta nomor pencatatannya bila ada.
3. 3

   Penyusunan naskah Peraturan Perusahaan. Naskah disusun memuat enam kelompok materi wajib, lalu setiap klausul diuji terhadap peraturan perundang-undangan agar tidak lebih rendah kualitas maupun kuantitasnya — klausul yang lebih rendah tidak akan mengikat sekalipun sudah disahkan.

   Komplia

   Dokumen yang disiapkan (3)

   • Draf Peraturan Perusahaan yang memuat: hak dan kewajiban pengusaha; hak dan kewajiban pekerja/buruh; syarat kerja; tata tertib perusahaan; jangka waktu berlakunya; dan hal-hal yang merupakan pengaturan lebih lanjut dari peraturan perundang-undangan.
   • Matriks uji klausul: setiap ketentuan draf disandingkan dengan norma undang-undang dan peraturan pelaksananya, dengan penandaan mana yang sama, mana yang lebih baik, dan mana yang berisiko lebih rendah.
   • Catatan keputusan untuk klausul yang sengaja dibuat lebih baik dari peraturan, karena sekali masuk Peraturan Perusahaan ia mengikat perusahaan.
4. 4

   Permintaan saran dan pertimbangan kepada wakil pekerja/buruh atau pengurus serikat pekerja. Naskah rancangan disampaikan secara tertulis dan tercatat tanggal terimanya, karena dari tanggal itulah jendela 7 hari kerja dihitung. Bila jendela lewat tanpa jawaban, permohonan tetap dapat diajukan dengan melampirkan bukti surat permintaan.

   Anda

   Dokumen yang disiapkan (5)

   • Surat pengantar penyampaian naskah rancangan Peraturan Perusahaan kepada wakil pekerja dan/atau serikat pekerja, dengan tanda terima bertanggal.
   • Berita acara pemilihan wakil pekerja secara demokratis dari setiap unit kerja, bila belum ada serikat pekerja.
   • Saran dan pertimbangan tertulis dari wakil pekerja atau pengurus serikat pekerja, bila diberikan.
   • Surat pernyataan bahwa naskah rancangan telah disampaikan dan saran telah dimintakan (format lampiran aturannya)
   • Surat pernyataan bahwa di perusahaan tidak ada serikat pekerja/serikat buruh, bila memang demikian (format lampiran aturannya)

   Saran dan pertimbangan harus sudah diterima pengusaha dalam 7 (tujuh) hari kerja sejak naskah rancangan diterima wakil pekerja/serikat pekerja; bila lewat tanpa jawaban, pengesahan tetap dapat diajukan dengan bukti surat permintaan.

5. 5

   Finalisasi naskah, penandatanganan oleh pengusaha, dan penyusunan berkas permohonan pengesahan sesuai format resmi. Setiap lembar naskah diparaf oleh manajemen sebagaimana diminta formulir resmi.

   Komplia

   Dokumen yang disiapkan (6)

   • Naskah final Peraturan Perusahaan yang telah ditandatangani pengusaha dan diparaf di setiap lembarnya, disiapkan dalam 3 eksemplar sesuai formulir resmi.
   • Surat permohonan pengesahan Peraturan Perusahaan (format lampiran aturannya), memuat identitas perusahaan, bidang usaha sesuai klasifikasi, status permodalan termasuk pilihan PMA/PMDN/Joint Venture, nomor kepesertaan BPJS, jumlah pekerja pusat dan cabang dipilah laki-laki dan perempuan, rentang upah bulanan dan harian, serta jumlah PKWT dan PKWTT.
   • Bukti telah dimintakan saran dan pertimbangan (Lampiran II) atau pernyataan tidak ada serikat pekerja (Lampiran III)
   • Daftar nama cabang beserta alamat, jenis usaha, dan jumlah pekerjanya.
   • Peraturan Perusahaan lama beserta SK pengesahannya, bila ini pembaharuan.
   • Lampiran tambahan yang diminta dinas setempat, umumnya Struktur dan Skala Upah, surat pernyataan penerapannya, dan bukti lapor WLKP.
6. 6

   Pengajuan permohonan pengesahan kepada pejabat yang berwenang, melalui kanal daring bila dinas setempat sudah menerapkannya atau melalui loket dinas bila belum. Tanggal terima naskah dicatat, karena dari tanggal itulah pagu 30 hari kerja berjalan.

   Anda

   Dokumen yang disiapkan (3)

   • Berkas permohonan lengkap sesuai langkah 5.
   • Akun pada kanal daring pengajuan Peraturan Perusahaan, bila dinas setempat menggunakannya.
   • Tanda terima berkas bertanggal dari dinas, atau bukti pengiriman elektronik — dokumen ini yang menjadi titik awal penghitungan seluruh tenggat berikutnya.
7. 7

   Penelitian kelengkapan dokumen dan materi Peraturan Perusahaan oleh pejabat yang berwenang. Bila materi dinilai belum memenuhi syarat, pejabat memberitahukan perbaikan secara tertulis.

   Instansi

   Dokumen yang disiapkan (2)

   • Berkas permohonan yang sudah diterima dinas.
   • Pemberitahuan tertulis mengenai perbaikan Peraturan Perusahaan, bila diterbitkan.

   Penelitian materi paling lama 6 (enam) hari kerja; pengesahan harus sudah diberikan paling lama 30 (tiga puluh) hari kerja sejak naskah diterima, dan bila terlampaui berlaku ketentuan dianggap disahkan.

8. 8

   Bila terbit pemberitahuan perbaikan: revisi naskah dan penyampaian kembali kepada pejabat yang sama dalam jendela 14 hari kerja. Langkah ini kondisional dan tidak selalu terjadi.

   Komplia

   Dokumen yang disiapkan (3)

   • Naskah Peraturan Perusahaan hasil perbaikan, ditandatangani ulang oleh pengusaha.
   • Matriks tanggapan atas setiap butir perbaikan yang diminta pejabat.
   • Bukti penyampaian kembali bertanggal.

   Paling lama 14 (empat belas) hari kerja sejak tanggal pemberitahuan diterima pengusaha; bila tidak disampaikan kembali, proses dimulai dari awal.

9. 9

   Penerbitan surat keputusan pengesahan Peraturan Perusahaan oleh pejabat yang berwenang, lalu pengambilan dan pengarsipannya.

   Instansi

   Dokumen yang disiapkan (2)

   • Surat Keputusan pengesahan Peraturan Perusahaan beserta nomor, tanggal, dan tanggal berakhir masa berlakunya.
   • Naskah Peraturan Perusahaan yang telah disahkan.

   Penerbitan surat keputusan paling lama 5 (lima) hari kerja sejak dokumen dan materi dinyatakan memenuhi persyaratan.

10. 10

    Pelaksanaan kewajiban pasca-pengesahan dan pemasangan kalender pembaharuan. Naskah diberitahukan, dijelaskan isinya, dan diserahkan kepada pekerja dengan bukti; lalu dipasang dua pengingat pembaharuan dan data Peraturan Perusahaan dimutakhirkan pada laporan WLKP tahunan Anda.

    Komplia

    Dokumen yang disiapkan (4)

    • Bukti penyerahan naskah kepada pekerja: daftar tanda terima salinan, foto penempelan di tempat yang mudah dibaca, atau berita acara sosialisasi — ketiganya diakui sebagai cara pemberitahuan.
    • Kalender kepatuhan yang memuat tanggal berakhir masa berlaku, pengingat T-60 hari kalender untuk memulai penyusunan, dan pengingat keras T-30 hari kerja sebagai tenggat permohonan pembaharuan.
    • Catatan pemicu di luar kalender: rencana perubahan kebijakan di tengah masa berlaku, pembukaan cabang baru di kabupaten/kota atau provinsi lain yang dapat memindahkan kewenangan pengesahan, dan permintaan serikat pekerja untuk berunding PKB.
    • Pemutakhiran data Peraturan Perusahaan dan masa berlakunya pada laporan WLKP tahunan.

    Pengusaha wajib memberitahukan dan menjelaskan isi serta memberikan naskah kepada pekerja/buruh; permohonan pembaharuan wajib diajukan paling lama 30 (tiga puluh) hari kerja sebelum berakhir masa berlaku PP.

Estimasi waktu bergantung pada kelengkapan dokumen dan antrean instansi. Batas waktu yang ditandai berasal dari peraturan; sisanya estimasi praktik.

Yang perlu Anda ketahui

• Sanksinya pidana, bukan administratif. Tidak ada tahap teguran resmi lebih dulu: ancamannya langsung pidana denda Rp5 juta sampai Rp50 juta, dan yang duduk sebagai terdakwa adalah pengusaha atau pengurusnya secara pribadi, bukan perusahaan. Pada perkara-perkara yang sudah diputus, dendanya juga disertai ancaman kurungan bila tidak dibayar.
• Peraturan Perusahaan hanya berlaku paling lama dua tahun dan wajib diperbaharui. Ini kewajiban yang paling sering terlewat, dan sudah ada perusahaan yang dipidana semata-mata karena tidak memperbaharui — bukan karena tidak punya. Permohonan pembaharuannya bahkan harus masuk 30 hari kerja sebelum masa berlakunya habis, jadi penyusunannya perlu dimulai sekitar empat bulan sebelum tanggal berakhir.
• Tidak ada instansi yang akan mengingatkan Anda. Kantor yang mengesahkan Peraturan Perusahaan dan kantor yang memeriksa kepatuhannya adalah dua kantor yang berbeda — yang datang justru pengawas ketenagakerjaan, bukan pemberitahuan bahwa dokumen Anda sudah kedaluwarsa.
• Bila pemeriksaan sudah berjalan, biasanya ada dua nota pemeriksaan tertulis sebelum perkara sampai ke pengadilan. Nota pertama masih merupakan jendela untuk membereskan; nota kedua sudah berada di ujungnya. Sampaikan kepada kami segera setelah nota pertama diterima, jangan setelah yang kedua.
• Pengawas dapat memeriksanya dari dokumen yang perusahaan serahkan sendiri, karena laporan ketenagakerjaan tahunan Anda memang memuat kolom Peraturan Perusahaan beserta masa berlakunya, dan dinas memiliki buku induk pengesahan. Karena itu kesesuaian antara kedua catatan itu kami periksa sejak awal.
• Klausul yang lebih rendah dari undang-undang tidak akan mengikat, sekalipun Peraturan Perusahaan Anda sudah disahkan. Surat keputusan pengesahan bukan tameng: bila terjadi perselisihan, yang berlaku adalah ketentuan undang-undangnya.
• Sebaliknya, ketentuan yang Anda tulis lebih baik dari undang-undang menjadi hak pekerja yang dapat dituntut. Setiap kelonggaran yang masuk ke dalam naskah sebaiknya merupakan keputusan yang disadari, bukan kalimat yang terbawa dari contoh dokumen.
• Mengubah kebijakan di tengah masa berlaku tidak cukup lewat memo internal. Perubahan Peraturan Perusahaan memerlukan kesepakatan dengan wakil pekerja dan pengesahan ulang; tanpa itu, perubahannya dianggap tidak pernah ada.
• Struktur dan Skala Upah wajib dilampirkan pada permohonan pengesahan — ini ketentuan nasional, bukan permintaan tambahan dari dinas setempat. Kalau perusahaan Anda belum memilikinya, Peraturan Perusahaan tidak dapat disahkan lebih dulu, jadi kami kerjakan keduanya berurutan. Sebagian dinas juga meminta bukti lapor ketenagakerjaan tahunan Anda.
• Jika perusahaan Anda tergabung dalam satu grup, setiap badan hukum wajib memiliki Peraturan Perusahaan sendiri — tidak bisa satu dokumen untuk seluruh grup.
• Jika perusahaan Anda sudah memiliki Perjanjian Kerja Bersama, Anda tidak wajib membuat Peraturan Perusahaan. Kami memeriksa hal ini lebih dulu, agar Anda tidak membayar untuk kewajiban yang tidak berlaku bagi Anda.

Pertanyaan yang sering ditanyakan